Verificación del sistema documental

Documentos: ¿es necesario que la Alta Dirección apruebe todos los documentos?

La primera respuesta es que sí. Aunque no hay nada definido tan específicamente, siempre en línea con la política de la empresa, la dirección deberá aprobar los procedimientos, declaraciones generales, formatos… siempre que estén asociados con los valores de la compañía, con el cuidado de la inocuidad, seguridad, legalidad…

Puede distinguirse entre los documentos vitales y otros. Los vitales los debe aprobar la Dirección y dejar los formatos de registro o los instructivo del día a día en manos de otro puesto. Sin olvidar que esta responsabilidad debe estar claramente indicada, ya que de lo contrario: ¿Cómo se asegura que utilicen las referencias «oficiales» de la empresa?

Veámoslo con algún ejemplo:

• Documentos realizados por otros Departamentos que no sea Calidad: Calidad aprueba.
• Documentos realizados por Calidad para otros Departamentos: el responsable de ejecutar el documento lo valida y Calidad aprobaría tras la validación del otro Departamento.
• Documentos de Calidad general, políticas, normas, etc. que los realiza el Ppto de Calidad: otra persona de Calidad distinta a la que ha realizado el documento valida y Dirección lo aprueba.

Éstos clarifican lo descrito anteriormente: si los documentos marcan componentes estructurales del sistema, son decisiones que definen el modo de trabajo, incluyen políticas, definiciones, compromisos, estructuración de recursos; los debería aprobar la Dirección. Y la validación queda en manos de Calidad. Entendiendo por validación el hecho de controlar que se cumple con las formas, las denominaciones, formalidades del documento, y requisitos internos de la documentación y el sistema.

Finalmente, los documentos relacionados con inocuidad alimentaria: una persona de Calidad los valida y el Comité de seguridad alimentaria (todos los miembros donde están incluidos personal de Dirección) los aprueba. Aquí es importante recalcar que este tipo de documentos también debería estar aprobado por la Dirección porque están asociados a la inocuidad y debe ser uno de los intereses principales de la empresa. 

Autoras

Paula Feldman.
Ingeniera Agrónoma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el año 2012. Ha dirigido Axonas desde el año 2000, durante 18 años. Es docente en diversos ámbitos profesionales y actúa como experta técnica en actividades de acreditación de organismos de certificación. Es consultora senior en sistemas de gestión de la calidad e inocuidad de alimentos.
Fue responsable de las actividades de capacitación del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formación de nivel internacional: PCQI, auditora líder IRCA, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha diseñado y dictado 50 cursos abiertos en los últimos 4 años sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado, GFSI y temas de actualización, Documentación de sistemas de gestión de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resolución de No conformidades, Implementación de normas.

Leila Burin. 
Coordinadora Académica de Portal de Inocuidad.
PhD en Ciencias Químicas, Universidad de Buenos Aires, 2001 y Lic. en Ciencias Biológicas, Universidad de Buenos Aires, 1994.
2010 hasta la fecha: auditora para SAI Global Spain: Esquemas: IFS, BRC, ISO 22 000, FSSC 22000, GMA SAFE y auditorías de clientes: Unilever, Pepsi, Starbucks, Woolworths, Mac Donalds.
1997 hasta la fecha: QualyFoods S.A., Argentina Cargo: Gerencia Técnica en Aseguramiento de Calidad. Dirección. Desarrollo de Programas de Pre-requisitos & BPM y HACCP en Argentina (8 Plantas); capacitación: HACCP Alliance Lead Instructor en Argentina y México; y auditora para Heinz NA.
Mas de 15 cursos abiertos dictados desde 2001. Docencia: Materia: Biología e Introducción a la Biología Celular. Unidad Académica: CBC (Ciclo Básico Común), UBA, entre 1993 y 2000.
2 DIRECCIONES DE TESIS, entre 2001 y 2006.
14 PUBLICACIONES Y ARTÍCULOS.
18 TRABAJOS PRESENTADOS A CONGRESOS.
Más de 35 CURSOS TOMADOS desde 1994.

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