La documentación del sistema de gestión tiene dos líneas de propósito, una de gestión y otra de aseguramiento.
La de gestión nos permite describir y capacitar, y la de aseguramiento nos permite establecer bases para las auditorías, para los controles y para generar evidencias para demostrar que cumplimos con lo que decimos. Pero para asegurar, necesitamos tener el aspecto de gestión en marcha. Teniendo estos propósitos claros, podemos plantear cómo gestionar los documentos del sistema.
¿Cuánto implica esta documentación? ¿Cuánto trabajo implica? ¿Qué tan extensa es la documentación?
Depende de varios factores. En principio, uno de los factores es el tamaño de la organización, otro es la complejidad de los procesos y las interacciones que hay entre ellos, la madurez del sistema de gestión, cuál es su análisis FODA de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, con qué personal cuenta la organización y cuáles son sus competencias, qué requisitos propios, normativos, legislativos o de clientes se necesitan cumplir, y qué evidencias es necesario aportar para demostrar el cumplimiento.
¿Y qué necesidades de acceso al sistema tiene la organización en cuanto a acceso remoto o local, en papel o digital?
Esto nos va a permitir empezar a definir cuánta documentación necesita nuestro sistema y luego los procedimientos o elementos que tendrán más o menos extensión en función de cuánto haya que controlar las actividades, cuánto control haya que hacer sobre las responsabilidades, sobre los vínculos de estas relaciones, cliente-proveedor, interno o hacia afuera, y el control sobre las pruebas y evidencias. Entonces, para gestionar nuestra documentación, necesitamos seguir un flujo de pasos.
Este flujo de pasos comienza con la formación de un equipo: ¿quiénes están autorizados para generar esta documentación? ¿Quiénes serán los responsables en primera instancia de planificar, elaborar, revisar y aprobar este ciclo? Este ciclo es siempre fundamental e importante para luego generar la distribución de estos documentos, tanto en forma de copias “controladas” y “no controladas”, y poder también dejar una trazabilidad de los cambios a través de las distintas versiones. Pero esto no termina, está permanentemente retroalimentándose para mantener el sistema y mantener la documentación vigente y actualizada.
¿Cómo se organiza la documentación?
En la jerarquía típica de la documentación: tenemos primero el Gran Marco de Generalidades que nos dan las declaraciones de políticas, las memorias descriptivas, los planos, las dotaciones, los esquemas, los diagramas de flujo o los organigramas, por ejemplo. Estos documentos marcan la referencia dentro de la cual se genera la producción y se desarrollan los procesos.
Hay otro grupo de documentos que tienen que ver con las medidas de control, como las buenas prácticas, por ejemplo, los procedimientos, los planes, los programas que se generan y las especificaciones de funcionamiento del sistema, a los que llamamos elementos.
Y hay un tercer nivel de documentación, que es el que denominamos otros, que son complementos entre los que aparecen las instrucciones de trabajo, los registros, los protocolos, los contratos, la cartelería, documentos externos y otros documentos que puedan utilizarse como ayudas visuales, por ejemplo.
Todos estos documentos tienen referencias cruzadas que van conectando unos con otros para darle coherencia al sistema.
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Autora:
Paula Feldman.
Ingeniera Agrónoma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el año 2012. Ha dirigido Axonas desde el año 2000, durante 18 años. Es docente en diversos ámbitos profesionales y actúa como experta técnica en actividades de acreditación de organismos de certificación. Es consultora senior en sistemas de gestión de la calidad e inocuidad de alimentos.
Fue responsable de las actividades de capacitación del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formación de nivel internacional: PCQI, auditora líder IRCA, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha diseñado y dictado 50 cursos abiertos en los últimos 4 años sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado, GFSI y temas de actualización, Documentación de sistemas de gestión de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resolución de No conformidades, Implementación de normas.
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