El objetivo de este artículo es el de exponer elementos para: identificar el alcance de responsabilidad de las distintas áreas de la organización, reconocer los valores que marcan la esencia de la empresa y definir las políticas de inocuidad y calidad.
Basado en mi presentación en el Segundo Seminario Online de Inocuidad Agroalimentaria, organizado por la Universidad de Antioquia y la Universidad de Los Llanos, a través de su Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales, en septiembre de 2021.
La presentación inicia en el minuto 54.
El objetivo de este artículo es el de exponer elementos para:
- Identificar el alcance de responsabilidad de las distintas áreas de la organización.
- Reconocer los valores que marcan la esencia de la empresa.
- Definir las políticas de inocuidad y calidad.
Para comenzar a tratar el tema los invito a que ingresemos a la organización, a la industria de los alimentos.
Una organización de este tipo, como tal, tiene como función básica añadir valor y crear riqueza. Pero no debemos olvidar que es el consumidor quién determina si el valor fue eficazmente añadido en función de sus expectativas y necesidades.
Por otra parte, debemos considerar que la organización es un sistema en el que coexisten relaciones e influencias mutuas, individuos y grupos, actividades en desarrollo y proyectadas y, sumado a todo esto, los valores que se tienen en común.
Primer punto
Para encauzarnos en la línea de pensamiento que hoy les propongo para definir la política de una empresa del sector alimentario, comencemos identificando el alcance de las responsabilidades dentro de la misma. En principio podemos identificar las áreas en la que está organizada la empresa y, a su vez, identificar la denominación que estas áreas tienen; cómo está estructurado el staff de recursos humanos (si es que hubiera tal departamento); cómo es la línea de autoridad y responsabilidades dentro de la estructura. También debemos entender cuáles son los procesos que se llevan a cabo dentro de cada área: las funciones y tareas, el detalle de cada una y si hay requisitos de referencia para el trabajo. Y tratar de identificar o de describir los canales de comunicación, para ver cómo fluye la información, qué información es demandada y qué información es suministrada entre cada una de estas áreas y subsectores.
Por otro lado, debe tenerse en claro cuál es el proceso, su inicio y fin, la referencia para el control y el estado en cuanto a repetibilidad y previsibilidad del mismo. Por proceso entendemos a cualquier actividad o grupo de actividades que emplean un insumo, lo transforman, le agreguen valor utilizando recursos que tiene la organización y finalmente puedan suministrar un producto a un cliente externo o interno. Para llevar adelante un proceso de este tipo es fundamental mantener el enfoque en el cliente y consumidores, y una medición de eficacia y eficiencia de dicho proceso.
Entonces, habiendo aclarado la idea de proceso podríamos utilizar como herramienta una serie de preguntas para identificar el alcance.
Por ejemplo: ¿Quiénes son los proveedores internos y externos con los que se interactúan? Proveedores de insumos, ingredientes, elementos de todo tipo (documentos, muestras, precintos, información, etc.) y de servicio.
Otra pregunta podría ser: ¿Cuáles son los insumos, ingredientes, elementos, información y servicios que se utilizan y consumen en el proceso que se realiza en el área? Estos son los famosos “inputs” del proceso.
La tercera pregunta: ¿Cuáles son los requerimientos?
Otra: ¿Se tiene control sobre los inputs identificados?
También, para identificar los “outputs”, podríamos preguntar: ¿Cuáles son los productos, la información o los servicios que surgen como resultado del proceso? ¿Cuáles son las características que deben cumplir? ¿Se tiene control de desempeño?
Y por último: ¿Quiénes son los clientes internos y externos con los que se interactúa? La lista de contactos frecuentes sirve como primer abordaje para resolver esta pregunta.
Ya entrando en el detalle del propio proceso la pregunta que podría orientarnos para identificar el alcance de la responsabilidad del área es: ¿Cómo es la secuencia de actividades productivas y de gestión del área? ¿Cómo se conectan los inputs con los outputs? Esta conexión podría estar plasmada tanto a través de un diagrama de proceso como de un diagrama de recorrido. La fuente de información primaria es la entrevista con los propios involucrados.
Conclusión de este primer punto
A través de la identificación de quiénes son los proveedores y clientes internos o externos, de qué cosas se intercambian con esos proveedores y clientes y de la clarificación de los procesos que se realizan en el área es que se puede definir el alcance y las responsabilidades. Los inputs, los outputs y los procesos son los que definen el alcance del área y de la organización.
Segundo punto
Siguiendo con la propuesta del hilo lógico, les propongo explorar y buscar información para llegar a la política en los valores de la organización. Esta es una búsqueda particular que debe realizar cada organización y que puede encontrar su respuesta en algunos de estos valores:
- El cuidado de la inocuidad, de la calidad, de la seguridad de las personas.
- El compromiso por algún logro.
- La forma de que nos comunicamos, la frecuencia y los medios.
- El propio cuidado del consumidor, del ambiente, la sostenibilidad y de la legalidad.
- La honestidad, la genuinidad y el respeto por algún aspecto.
- La innovación.
- La búsqueda de la mejora continua.
- El trabajo en equipo.
- El hecho de integrar a otros, a otros factores, a otras personas, a otras capacidades, a otras empresas.
- La adaptabilidad que pueda tener la empresa.
- Respetar una cultura, seguir sosteniendo una cultura o enriquecerla.
- Desarrollar alguna rama específica de negocios o de cadena o de alimentos.
- El diálogo hacia dentro y hacia fuera.
- Mantener el control con alguna particularidad de liderazgo.
- La ética.
… entre muchos otros valores, que evidencian que la base es la mejora contínua, que la podemos, positivamente, también incorporar.
La pregunta es cómo reconocerlos. Podemos utilizar como herramienta la realización de encuestas y entrevistas en las que exploremos: ¿Qué representa a la empresa y cada una de las personas que participan en la organización, en común? ¿Con qué nos relacionan nuestros clientes y proveedores? ¿Qué comunicamos hacia afuera y hacia adentro? ¿Cuáles son nuestros “no negociables”?
Conclusión del segundo punto
Los valores atraviesan y dan marco a la definición de política, misión, visión y objetivos. Cuando nos referimos a visión nos referimos a cómo se aspira a ser visto. En el caso de la misión respondemos al para qué y se tiene en consideración cuáles son las expectativas tanto de proveedores como de clientes. Cuando nos planteamos la política estamos refiriéndonos a las prioridades y los compromisos asumidos para alcanzar la misión, garantizar la calidad de los productos, información y servicios, transformar las debilidades en fortalezas y lograr ser vistos por proveedores y clientes internos y externos como se ha propuesto. Los objetivos, por su parte, responden a qué debe hacerse y se expresan en forma medible en el tiempo. Deben ser acordes con la política y los requisitos que aplican para la organización y la actividad.
Tercer punto
De este modo llegamos a abordar el tema de política de calidad e inocuidad. La política expresa las intenciones globales y la orientación de la alta dirección, de la organización. En lo que respecta a la calidad y la inocuidad, proporciona un punto de referencia que ayuda a dirigir la organización, a establecer y a revisar los objetivos que tiene la misma. Si analizamos esta última idea podemos decir que al enunciar prioridades y compromisos estamos realmente adhiriendo a proteger la inocuidad. Cuando pensamos en transformar las debilidades en fortalezas, lo que estamos haciendo es pensar en las próximas actividades y tareas que pondremos en marcha. Y cuando buscamos el reconocimiento del valor agregado lo que estamos haciendo es enfocarnos en el consumidor, los clientes y la calidad.
Así es que, para llegar al final, cuando nos enfrentamos al momento de definir la política, vamos a estar respondiendo algunas preguntas como: ¿Qué hacemos? ¿A quién nos dirigimos con nuestros productos/servicios? ¿Qué es lo que resolvemos? ¿Por qué nuestros productos o servicios son diferentes a otros? ¿Cómo pensamos hacer? y ¿Cuál es nuestra expectativa?
Tercera conclusión
El texto que refleja la política escrita tiene un firmante que se hace responsable por el mismo, verbos de compromiso y acción, es específico y, por supuesto, coherente, con valores, visión y misión. Es por ello que quien la debe firmar es la Alta Dirección, el CEO, o el más alto nivel gerencial dentro de una empresa.
Siempre hay una política, implícita o explícita, que refleja la “personalidad» de las empresas y está sostenida por sus valores. Funciona como brújula para la gestión de las organizaciones y al expresarla claramente mejora la eficacia y la eficiencia.
Estamos listos para colaborar en sus proyectos.
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Autora:
Paula Feldman.
Ingeniera Agrónoma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el año 2012. Ha dirigido Axonas desde el año 2000, durante 18 años. Es docente en diversos ámbitos profesionales y actúa como experta técnica en actividades de acreditación de organismos de certificación. Es consultora senior en sistemas de gestión de la calidad e inocuidad de alimentos.
Fue responsable de las actividades de capacitación del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formación de nivel internacional: PCQI, auditora líder IRCA, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha diseñado y dictado 50 cursos abiertos en los últimos 4 años sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado, GFSI y temas de actualización, Documentación de sistemas de gestión de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resolución de No conformidades, Implementación de normas.
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