Nos encontramos nuevamente con algunas reflexiones. ¿Les ha pasado que trabajando en algún proyecto, de un momento para otro empiezan a fluir todas las aprobaciones de propuestas y temas pendientes, se empieza a poner a disposición presupuesto, se toman decisiones y se disponen recursos para emprender todo aquello que estaban listado como pendiente? En ese momento tan esperado, en lugar de sentir alivio… entendemos que ¡debemos comenzar a desovillar la complejidad de organizar y planificar la ejecución de todas estas nuevas decisiones y acciones!
¿Cómo deberíamos organizarnos? En principio, les digo que no tengan miedo y que organicen reuniones plenarias y tomen notas, que planteen ideas, usen técnicas de priorización, mapas mentales, diagramas de flujo, de afinidad… Paren, reflexionen, “tachen lo que no corresponda” y vuelvan a comenzar. Vale la pena tomarse ese tiempo de planificación, hacer todas “las preguntas ácidas”, repreguntar y repensar:
- ¿Esta es la prioridad?
- ¿Qué necesito para dar marcha a esta acción?
- ¿Dependo de alguna otra actividad que deba estar resuelta antes de iniciar?
Y luego planteen el camino crítico y prioritario de pasos para la toma de decisiones y acciones. Tomen ese tiempo, inviertan esas horas, reúnan a la gente para hacer esa actividad porque realmente estarán ahorrando costos, tiempo, energía y el proyecto será muchísimo más fluido cuando lo decidan implementar.
Caso: Proyecto Food Defense
Los acompañaré unos pasos sobre el camino crítico para la implementación de un plan de desarrollo de medidas de contingencia de Food Defense.
Antes de comenzar, hay una frase que utilizo siempre que hablo del tema y que quiero compartir como ícono o guía: “lo raro es raro”.
Ahora sí, pasemos al camino crítico del caso.
Paso 1. Relevamiento
Esta primera idea es la que nos va a permitir hacer una vista rápida de los hábitos, de las prácticas, de la locación, de cómo se está llevando adelante una producción, una recepción o cómo se está organizando un almacenamiento y podremos identificar si hay algo fuera de lugar -una práctica, una persona, un objeto -.
¿Cómo? Describir memoria descriptiva del establecimiento y el proceso detalladamente.
Paso 2. Orígenes posibles
Bajo el supuesto que “lo raro” aparezca, pensemos en cómo deberíamos investigar sus causas:
¿Por qué está?
¿Por qué sigue ahí?
¿Por qué nadie lo observó?
¿Qué es lo que falló para que “lo raro” suceda?
¿Cómo? Identificar prácticas, registros, accesos, autorizaciones, canales de comunicación, gestión de no conformidades.
Paso 3. Prioridades
Habiendo identificado las posibilidades, es un buen momento para que evaluemos el riesgo de cada una, tanto por su causa como por su consecuencia. Es decir, plantearnos cuán probables es que suceda y cuán graves serían sus consecuencias.
¿Cómo? Realizar una matriz de riesgo de vulnerabilidad / accesibilidad para cada origen identificado.
Paso 4. Acciones
Sobre la base de la información que tenemos hasta este punto, podemos definir acciones que prevengan los problemas y acciones que recuperen el control del sistema.
¿Cómo? Organizar un plan de acciones (tarea, responsable, recursos, frecuencia y evidencia de su realización) que deben ponerse en marcha como parte de las rutinas. Organizar un plan de acciones que deben ponerse en marcha cuando “lo raro” sucede.
Paso 5. Evaluación
¿Cómo? Auditar el plan trazado respecto de si el relevamiento inicial, los posibles orígenes de un potencial fallo, los riesgos considerados y las acciones previstas son suficientes. Y también auditarlo respecto de la aparición de “casos raros”, la aplicación de correcciones y mejoras al sistema para mantener el control y sostenerlo en el tiempo.
Volviendo a tomar nuestras palabras clave “lo raro es raro”, podremos poner a prueba este programa y entender si es efectivo o no. ¡Desafiemos nuestro sistema!!
Autora:
Paula Feldman.
Ingeniera Agrónoma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el año 2012. Ha dirigido Axonas desde el año 2000, durante 18 años. Es docente en diversos ámbitos profesionales y actúa como experta técnica en actividades de acreditación de organismos de certificación. Es consultora senior en sistemas de gestión de la calidad e inocuidad de alimentos.
Fue responsable de las actividades de capacitación del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formación de nivel internacional: PCQI, auditora líder IRCA, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha diseñado y dictado 50 cursos abiertos en los últimos 4 años sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado, GFSI y temas de actualización, Documentación de sistemas de gestión de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resolución de No conformidades, Implementación de normas.
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