El día de hoy quiero comentarles sobre un proceso que estoy acompañando en una empresa pequeña. Se trata de la organización desde cero de su área de calidad, con la asignación de un joven responsable promovido internamente desde una posición de supervisión. Ya hemos superado la instancia de identificación del alcance de responsabilidad, la definición de funciones y tareas, el análisis de los procesos y de la documentación pre-existente y ahora llegó el momento de bajar a planta (porque la oficina está subiendo unas escaleras!) y hacer que las cosas sucedan.
Nos sentamos con nuestro referente, tomamos una agenda de la semana y comenzamos a completarla. Consideramos el horario de entrada y salida, los tiempos que demora cambiarse, los descansos del mediodía, los pasos por el filtro sanitario… También, con mucha rigurosidad, incluimos una hora diaria, al inicio del día, para recorrer cada área productiva con tableta y celular en mano para registrar observaciones, tomar fotografías, y enviar mensajes urgentes. Y fijamos que al menos 3 veces por semana, deberá hacer una segunda recorrida en mitad de la tarde.
Agregamos las reuniones rutinarias de equipo, encuentros con pares, asesores y superiores. Bloqueamos aquellos días del mes en que se reciben auditorías o se realizan jornadas de capacitación.
La idea de establecer esta agenda es que se respete a rajatabla por lo cual debe comunicarse a los involucrados para que no se altere y estén todos los compromisos en concordancia.
El resto de las horas las asignamos a registrar no conformidades (relevadas interna o externamente), hacer el seguimiento de los planes de acción y analizar los resultados de los registros de control del proceso y los de las muestras enviadas a laboratorio.
Parece que fuera poco y sencillo pero el seguimiento de los planes de acción implica para la persona a cargo del área de calidad:
- Planificar. Me refiero a ordenar las tareas, los tiempos, los plazos, los recursos humanos, técnicos y económicos y fijar los objetivos que se quiere alcanzar.
- Escribir documentos. Pueden ser manuales, procedimientos, instructivos, planillas de registro, presentaciones, memorias descriptivas, informes, mensajes, rótulos, cartelería…
- Realizar búsquedas de información y presupuestos. Este punto considera legislación nacional o internacional, normas, estándares, técnicas, modelos de simulación, cotizaciones, propuestas técnicas, entre los temas más comunes.
- Generar estándares de aceptación internos. Este tema es importante desde el punto de vista técnico-legal, desde el comercial y también desde el de liderazgo. Generar un estándar implica establecer la referencia de lo que es aceptable y lo que no lo es. Desarrollarlo requiere que cada ítem tenga una referencia válida, creíble y repetible. Y luego, comunicarlo nos coloca en una posición de liderazgo por estar en el lugar de quien lo presenta, quien lo defiende, quien colabora con la interpretación y la aplicación.
- Crear el tablero de indicadores (KPIs). De la mano de la planificación podemos establecer metas y objetivos. Y con el paso del tiempo, registrar el avance logrado para cada punto relevante del proceso. Es la mejor forma de saber y mostrar cómo vamos y qué tan desviados estamos del objetivo, diario, semanal y mensual.
- Conciliar posiciones con otros. Ni siquiera en una empresa unipersonal estamos exceptuados de este paso. Comunicarnos, entender y conocer los flujos de comunicación, y los medios que se utilizan es la gran tarea. Creo que casi todas las decisiones se toman luego de sopesar diferentes opiniones.
- Solicitar autorizaciones. Siempre habrá un momento en el que debemos solicitar autorizaciones, ya sea de presupuesto, de reestructuración edilicia o del equipo de trabajo, de habilitaciones con los organismos de control, etc.
- Tramitar permisos. Al igual que en el punto anterior, muchas veces, los trámites requieren de la participación o firma del responsable de calidad.
- Capacitar a otros. Este es un punto en el que me detendré un poco más porque considero que la capacitación es uno de los principales motores de cambio y sostén. Una persona que sabe el por qué de su tarea es alguien que puede actuar con mayor libertad, hacer previsiones, asumir responsabilidades y cuidar el resultado. Cualquier encuentro en el que se explique una tarea, se acepten preguntas y derive en una conversación en la que se confirme que las partes tienen una correcta y propia interpretación, puede considerarse una capacitación. Lo vital es conocer muy bien el tema que se está tratando, hacerlo en un tiempo y espacio dedicado, y mordernos la lengua para poder escuchar.
- Aprender de otros. Siguiendo con la idea anterior, aprender también es vital para tener más elementos para mejorar. Disponer de una rutina para investigar, tomar una clase, consultar a un experto, interconsultar con un colega nos permite liderar y mantener el ojo crítico que se necesita en estos roles.
- Pensar. Casi no lo incluyo en esta lista pero si no nos hacemos un hueco en la agenda para tomar un poco de distancia y observar hacia dónde y cómo vamos… ¿cuándo lo haríamos? ¡En cualquier momento y distrayéndonos de otras tareas! Imaginen la tranquilidad de saber que el miércoles a última hora de la tarde tenemos “nuestra hora estratégica” para pensar, recuperar notas, reflexionar sobre distintas situaciones que se dieron en la semana. (¡Es lo que estoy haciendo en este momento mientras escribo!).
- Reformular. ¡Y sí! Debemos estar preparados para tirar todo y comenzar de nuevo. Desenamorarnos de algunos proyectos para volver a plantearlos, frustrarnos y recuperar la objetividad para renovar.
- Verificar in situ. Y como la idea de todo es “hacer que las cosas sucedan” no hay mejor forma que ir a comprobar en el sitio cómo se está llevando a cabo cada tarea. En este momento se pone a prueba el liderazgo y la efectividad de las tareas planificadas.
Por supuesto, este calendario y las rutinas requieren flexibilidad porque siempre hay imponderables pero tiene que darse en casos excepcionales, porque si no somos rígidos con nuestra agendas, “nos las destruyen los demás”.
Para cerrar, sobre el final de la jornada establecimos media hora para hacer un crítico análisis en el que priorizar, delegar, suspender cada tarea con la que nos comprometemos de modo de alcanzar los objetivos.
¡Auguro un buen comienzo para este nuevo responsable!
Autora del artículo:
Paula Feldman.
Ingeniera Agrónoma y Especialista en Agronegocios y Alimentos (UBA).
Es directora de Portal de Inocuidad desde el año 2012. Ha dirigido Axonas desde el año 2000, durante 18 años. Es docente en diversos ámbitos profesionales y actúa como experta técnica en actividades de acreditación de organismos de certificación.
Fue responsable de las actividades de capacitación del Programa Calidad de los Alimentos Argentinos, entre 1997 y el 2005.
Ha escrito numerosas publicaciones sobre calidad en alimentos y cuenta con formación de nivel internacional: auditora lider IRCA 9001:2000 y 22000, auditora BRC, capacitadora en calidad e inocuidad de los alimentos de INPPAZ.
Ha diseñado y dictado 50 cursos abiertos en los últimos 4 años sobre Prerrequisitos del HACCP, HACCP avanzado y temas de actualización, Documentación de sistemas de gestión de calidad de alimentos, Trazabilidad, Resolución de No conformidades, Implementación de normas.
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